Confirmación de citas y no-shows
Menos gestión manual alrededor de cada cita. Más control antes y después de la reserva.
La Confirmación de citas y no-shows automatiza determinados procesos administrativos alrededor de las citas: confirmaciones, recordatorios, reprogramaciones, cancelaciones y recuperación después de un no-show.
La cita puede haberse reservado desde recepción, la web, una conversación digital, una llamada u otro canal conectado. La Confirmación de citas y no-shows se ocupa del proceso posterior configurado.
Ideal si…
- Recepción dedica tiempo cada día a confirmar y recordar citas.
- Las cancelaciones y cambios de hora generan trabajo administrativo.
- Los no-shows requieren seguimiento manual.
- Queréis establecer un proceso consistente alrededor de cada reserva.
Reservar una cita es solo el principio.
Después de una reserva todavía hay muchas acciones administrativas que pueden depender de recepción.
Hay que enviar o comprobar confirmaciones.
Recepción dedica tiempo a recordar citas.
Una persona cancela y hay que actualizar el proceso.
Un paciente quiere cambiar la hora y necesita reprogramar.
Una persona no se presenta y alguien debe decidir si volver a contactar.
Los procesos pueden variar según quién esté gestionando la agenda.
Cuando el volumen aumenta, pequeñas tareas repetidas alrededor de cada cita pueden consumir una parte importante del tiempo de recepción.
Laura reserva una primera visita.
- Miércoles
Laura reserva una cita para el viernes.
- Inmediatamente
Recibe la confirmación correspondiente.
- Antes de la cita
Recibe los recordatorios definidos por la clínica.
- Viernes
Laura acude a su cita.
¿Y si cancela?
El sistema actualiza el proceso y puede facilitar la reprogramación.
¿Y si no se presenta?
Puede activarse el proceso de recuperación definido.
Una misma cita puede seguir recorridos diferentes. El sistema adapta las acciones al estado real de la reserva.
Ejemplo ficticio. Los tiempos, canales y comunicaciones dependen de la configuración contratada.
¿Qué es la Confirmación de citas y no-shows?
Es un sistema de automatización diseñado para gestionar determinadas comunicaciones y acciones administrativas relacionadas con una cita.
Se conecta con el calendario y los procesos definidos por la clínica para que una reserva pueda seguir un recorrido consistente.
Posibles desviaciones
El sistema no decide cómo debe trabajar la clínica. Automatiza las reglas que previamente hemos definido con ella.
Un proceso definido para cada momento de la cita.
Confirmación
Enviar la confirmación correspondiente cuando se registra una nueva reserva.
Recordatorios
Enviar comunicaciones antes de la cita según los tiempos y canales configurados.
Reprogramación
Facilitar el cambio de fecha u hora cuando el sistema y las reglas de la clínica lo permitan.
Cancelación
Registrar la cancelación y detener comunicaciones que ya no corresponden.
No-show
Detectar el estado definido para una persona que no se ha presentado.
Recuperación
Activar un proceso para intentar facilitar una nueva reserva cuando corresponda.
Actualización del proceso
Modificar el estado de la oportunidad cuando la infraestructura conectada lo requiera.
Calendario
Trabajar sobre los calendarios y disponibilidades incluidos en la configuración.
De la reserva a la cita, con un proceso definido entre medias.
- Paso 1
Se reserva una cita
La reserva puede proceder de recepción, un formulario, Recepcionista virtual con IA, Agente de voz con IA, la web u otro canal conectado.
- Paso 2
El sistema registra la cita
La Confirmación de citas y no-shows identifica la reserva dentro del calendario configurado.
- Paso 3
Se envía la confirmación
La persona recibe la información correspondiente a su reserva.
- Paso 4
Llegan los recordatorios
Se ejecutan las comunicaciones configuradas antes de la cita.
- Paso 5
Si todo sigue igual, llega la cita
El proceso continúa sin necesidad de que recepción ejecute manualmente cada recordatorio.
- Paso 6
Si existe un cambio, el proceso se adapta
Una cancelación o reprogramación puede modificar las acciones posteriores.
- Paso 7
Si existe un no-show, puede iniciarse recuperación
El sistema puede activar el proceso definido para intentar facilitar una nueva reserva.
Resultado
Una gestión más consistente alrededor de cada cita y menos tareas repetitivas para recepción.
Recordar sin depender de hacerlo manualmente.
La clínica define cómo quiere gestionar las comunicaciones previas a cada cita. La Confirmación de citas y no-shows puede ejecutar automáticamente las confirmaciones y recordatorios configurados utilizando los canales incluidos en el servicio contratado.
Confirmación
Cuando se registra una reserva, la persona puede recibir automáticamente la información correspondiente a su cita.
Recordatorios
Antes de la cita pueden enviarse las comunicaciones definidas por la clínica.
Los tiempos y canales se configuran según el proceso acordado.
Estos tiempos son solo un ejemplo visual. La cadencia real se define según el proceso acordado con cada clínica.
Si la cita cambia, las automatizaciones también deben cambiar.
Una cancelación no debería dejar recordatorios antiguos activos. Una reprogramación tampoco debería obligar a reconstruir manualmente todo el proceso.
Cancelación
Registrar el cambio y detener las comunicaciones relacionadas con la cita cancelada cuando corresponda.
Reprogramación
Actualizar la reserva y adaptar las siguientes comunicaciones a la nueva fecha.
Nueva disponibilidad
Facilitar opciones de nueva reserva cuando esta funcionalidad esté incluida.
El objetivo es que el sistema responda al estado real de la cita.
Un no-show también necesita un proceso.
Cuando una persona no se presenta, la clínica puede decidir qué quiere que ocurra después. La Confirmación de citas y no-shows puede activar un proceso de recuperación para facilitar una nueva reserva cuando corresponda.
No prometemos eliminar los no-shows. Creamos un proceso para gestionarlos mejor cuando ocurren.
Configuramos el ciclo de cita que necesita vuestra clínica.
Configuración inicial del sistema.
Conexión con el calendario incluido en el proyecto.
Confirmación de reserva según la configuración contratada.
Recordatorios configurables.
Gestión de cancelaciones según el proceso definido.
Reprogramación cuando esta funcionalidad esté incluida.
Proceso de no-show.
Recuperación/rebooking cuando esté configurado.
Actualización de estados cuando MPH Core forme parte de la arquitectura.
Plantillas necesarias para las comunicaciones incluidas.
Pruebas de reserva.
Pruebas de confirmación.
Pruebas de recordatorios.
Pruebas de cancelación.
Pruebas de reprogramación.
Pruebas de no-show y recuperación cuando estén incluidas.
Qué no hace la Confirmación de citas y no-shows.
No garantiza que desaparezcan los no-shows.
No obliga a los pacientes a confirmar una cita.
No decide las políticas de cancelación de la clínica.
No sustituye el criterio del equipo ante situaciones excepcionales.
No atiende nuevas consultas por WhatsApp como Recepcionista virtual con IA.
No atiende llamadas como Agente de voz con IA.
No realiza seguimiento comercial de nuevas oportunidades como Seguimiento de nuevos pacientes.
No incluye otros sistemas MPH salvo que formen parte expresamente del servicio contratado.
Qué cambia para vuestra clínica.
Recepción recuerda manualmente muchas citas.
Los recordatorios configurados pueden ejecutarse automáticamente.
Una cancelación puede obligar a revisar qué mensajes estaban programados.
El proceso puede adaptarse al nuevo estado de la cita.
Una reprogramación implica volver a organizar manualmente las comunicaciones.
El nuevo horario puede activar el recorrido correspondiente.
Después de un no-show, el seguimiento depende de encontrar tiempo para hacerlo.
Puede existir un proceso específico de recuperación.
Cada persona del equipo puede gestionar las citas de forma ligeramente diferente.
Existe un proceso definido y consistente.
Primero definimos cómo queréis gestionar vuestras citas. Después lo automatizamos.
Diagnóstico
Revisamos cómo se reservan, confirman, recuerdan, cancelan y reprograman actualmente las citas.
Configuración
Definimos las reglas, tiempos y comunicaciones incluidas.
Integraciones
Conectamos el calendario y los canales necesarios incluidos en el proyecto.
Pruebas
Probamos todos los recorridos: reserva, recordatorio, cancelación, reprogramación y no-show.
Activación
El sistema entra en funcionamiento una vez validados los escenarios definidos.
No automatizamos procesos sin definir primero cómo debe comportarse el sistema en cada situación.
Reservar una cita y gestionar una cita no son lo mismo.
Recepcionista virtual con IA
Atiende por escritoPuede mantener una conversación por WhatsApp/chat y facilitar una reserva.
Agente de voz con IA
Atiende por teléfonoPuede mantener una conversación de voz y facilitar una reserva.
Confirmación de citas y no-shows
Gestiona la citaActúa sobre confirmaciones, recordatorios, cambios, cancelaciones y no-shows.
La Recepcionista virtual con IA y el Agente de voz con IA pueden ayudar a llegar hasta la reserva. La Confirmación de citas y no-shows gestiona lo que ocurre alrededor de esa cita.
La Confirmación de citas y no-shows también puede contratarse aunque las citas se reserven manualmente desde recepción, siempre que la arquitectura técnica utilizada sea compatible.
¿También necesitáis automatizar cómo llegan las personas hasta la cita?
Recepcionista virtual con IA
Atención escrita y reserva desde WhatsApp/chat.
Agente de voz con IA
Atención telefónica y reserva por voz.
Seguimiento de nuevos pacientes
Seguimiento de nuevas oportunidades que todavía no han avanzado.
Son soluciones independientes. La Confirmación de citas y no-shows puede contratarse sin ellas cuando la arquitectura de citas existente sea compatible.
Ver todas las soluciones¿Cuánto tiempo dedica recepción cada semana a gestionar citas?
Analizamos vuestro proceso actual y os indicamos si la Confirmación de citas y no-shows puede automatizar parte de esa gestión.
Podéis contratar esta solución de forma independiente.