Recepcionista virtual con IA
Vuestra clínica puede seguir atendiendo nuevas consultas aunque recepción esté ocupada.
La Recepcionista virtual con IA actúa como una recepcionista digital por escrito: atiende nuevas consultas, responde información autorizada, recoge datos, orienta y facilita el siguiente paso cuando vuestro equipo no puede responder inmediatamente.
Diseñado especialmente para WhatsApp y otros canales de mensajería compatibles.
Ideal si…
- Recepción recibe demasiados WhatsApps mientras atiende pacientes.
- Recibís consultas fuera del horario habitual.
- Muchas preguntas se repiten cada día.
- Queréis dar una primera respuesta sin depender siempre de que una persona esté disponible.
Una persona no puede estar en recepción, atender pacientes y responder todos los mensajes al mismo tiempo.
Mientras recepción atiende a una persona presencialmente, cobra, gestiona documentación o resuelve otra consulta, pueden seguir entrando mensajes por WhatsApp y otros canales digitales. Y cuando la clínica cierra, las nuevas consultas no necesariamente dejan de llegar.
Recepción está atendiendo a un paciente y entran varios WhatsApps.
Una persona pregunta por un tratamiento fuera del horario laboral.
Una nueva consulta necesita información básica antes de decidir si quiere reservar.
El equipo responde cuando puede, pero algunas conversaciones pierden continuidad.
Las mismas preguntas sobre horarios, servicios o citas se repiten constantemente.
El problema no es que recepción trabaje mal. El problema es que una persona no puede estar disponible en todos los canales, en todo momento y simultáneamente.
Una consulta a las 21:37.
Laura está valorando un tratamiento de ortodoncia invisible y escribe por WhatsApp después de cenar.
- 21:37
Laura pregunta si la clínica realiza ortodoncia invisible.
- 21:37
La Recepcionista virtual con IA responde utilizando la información autorizada de la clínica.
- 21:39
La conversación permite comprender qué información busca Laura.
- 21:41
La Recepcionista virtual con IA responde sus dudas generales y le propone el siguiente paso disponible.
- 21:43
Si la agenda está conectada y Laura quiere avanzar, puede facilitar una cita.
O: si la conversación necesita intervención humana, queda preparada para que el equipo continúe.
Cuando recepción vuelva a estar disponible, la consulta ya no tiene por qué ser únicamente un WhatsApp pendiente sin contexto.
Ejemplo ficticio. Las funcionalidades reales dependen de la configuración contratada.
¿Qué es la Recepcionista virtual con IA?
La Recepcionista virtual con IA es un sistema de atención conversacional por escrito diseñado para gestionar determinadas nuevas consultas de una clínica dental.
Se configura con información específica de la clínica para que pueda comprender qué necesita la persona, responder información autorizada, recoger los datos necesarios y facilitar el siguiente paso.
No es un chatbot genérico. Se configura con los servicios, horarios, preguntas frecuentes, criterios, calendario y reglas de atención definidos para cada clínica.
Chat web y otros canales de mensajería compatibles según el proyecto.
Las llamadas telefónicas se gestionan mediante Agente de voz con IA, una solución independiente.
Una primera atención que hace mucho más que enviar una respuesta automática.
Atender
Responder nuevas consultas cuando el equipo no puede hacerlo inmediatamente.
Informar
Responder preguntas frecuentes y proporcionar información general autorizada sobre servicios, horarios y funcionamiento de la clínica.
Entender
Identificar qué necesita la persona mediante una conversación natural.
Recoger datos
Solicitar únicamente la información necesaria para continuar el proceso.
Orientar
Ayudar a la persona a entender cuál puede ser el siguiente paso adecuado dentro de los procesos definidos por la clínica.
Consultar disponibilidad
Consultar opciones de agenda cuando la configuración contratada lo permita.
Reservar
Facilitar o gestionar una cita cuando el calendario y el proceso estén conectados.
Reprogramar o cancelar
Gestionar determinadas solicitudes relacionadas con citas cuando esta funcionalidad esté configurada.
Derivar
Pasar la conversación al equipo humano cuando la situación requiere intervención personal.
Registrar
Conectar la nueva consulta con MPH Core cuando sea necesario para que la oportunidad quede organizada.
De un WhatsApp pendiente a una conversación atendida.
- Paso 1
Una persona escribe a la clínica
Por ejemplo, pregunta por un tratamiento a través de WhatsApp.
- Paso 2
La Recepcionista virtual con IA responde
Inicia la atención siguiendo el tono, la información y las reglas configuradas para la clínica.
- Paso 3
Comprende qué necesita
La conversación permite identificar el motivo de la consulta y recopilar la información necesaria.
- Paso 4
Responde u orienta
Proporciona información general autorizada y facilita el siguiente paso.
- Paso 5
Puede facilitar una cita
Si el calendario y esta funcionalidad están conectados, puede consultar disponibilidad y facilitar la reserva.
- Paso 6
O deriva a una persona
Cuando la conversación requiere intervención humana, el sistema sigue las reglas de derivación definidas.
- Paso 7
La conversación queda organizada
Cuando el proyecto utiliza MPH Core, la nueva oportunidad puede quedar registrada dentro del proceso correspondiente.
Resultado
Más disponibilidad para nuevas consultas y menos dependencia de que recepción pueda responder inmediatamente.
La atención digital no tiene por qué terminar cuando cierra recepción.
Mientras recepción está ocupada
Puede atender determinadas consultas mientras el equipo está con pacientes u otras tareas.
Fuera del horario
Puede ofrecer una primera atención fuera del horario habitual cuando así se configure.
Fines de semana o festivos
La disponibilidad puede adaptarse a las necesidades y reglas definidas por la clínica.
Vacaciones
El sistema puede mantener una primera capa de atención digital incluso cuando el equipo habitual no está disponible, según la configuración acordada.
La disponibilidad no significa que todas las situaciones deban resolverse automáticamente. El sistema distingue cuándo puede continuar y cuándo debe derivar.
Configuramos la Recepcionista virtual con IA para trabajar con la realidad de vuestra clínica.
Configuración inicial del sistema.
Personalización del tono de comunicación.
Información general de la clínica.
Horarios.
Servicios y tratamientos que puede explicar dentro de los límites definidos.
Preguntas frecuentes autorizadas.
Criterios para comprender y clasificar nuevas consultas.
Reglas de recogida de información.
Reglas de derivación a recepción o al equipo humano.
Conexión con calendario cuando forme parte del servicio contratado.
Configuración de reserva cuando esté incluida.
Conexión con MPH Core cuando sea necesaria.
Pruebas de conversaciones antes de activación.
Validación de escenarios de derivación.
Qué no hace la Recepcionista virtual con IA.
No sustituye automáticamente a la recepcionista de la clínica.
No atiende llamadas telefónicas. Para ese canal existe Agente de voz con IA.
No realiza diagnósticos médicos.
No recomienda tratamientos clínicos por iniciativa propia.
No interpreta síntomas como sustituto de un profesional sanitario.
No promete disponibilidad de citas que no exista en el calendario conectado.
No inventa información cuando la respuesta no está definida o autorizada.
No incluye otros sistemas MPH salvo que formen parte expresamente del servicio contratado.
Las situaciones clínicas, sensibles, excepcionales o que requieren criterio humano deben seguir las reglas de derivación definidas por la clínica.
¿Y si la persona dice que tiene una urgencia?
La Recepcionista virtual con IA no diagnostica ni sustituye el criterio sanitario. Cuando una conversación requiere atención clínica, presenta síntomas, plantea una situación urgente o queda fuera de los límites definidos, el sistema sigue el protocolo establecido por la clínica y deriva cuando corresponde.
Qué cambia para vuestra clínica.
Los WhatsApps esperan hasta que recepción queda libre.
Determinadas nuevas consultas pueden recibir una primera atención sin esperar a que el equipo termine otras tareas.
Fuera del horario, una consulta puede quedar pendiente hasta el día siguiente.
Puede existir una primera capa de atención digital fuera del horario habitual.
Recepción responde repetidamente las mismas preguntas.
Determinadas consultas frecuentes pueden resolverse siguiendo información previamente autorizada.
Cada nueva consulta depende completamente de la disponibilidad inmediata del equipo.
Existe un sistema preparado para atender, recopilar información y facilitar el siguiente paso.
Automatizar puede parecer equivalente a perder atención humana.
El sistema automatiza únicamente los procesos definidos y deriva cuando la situación necesita una persona.
Configuramos una recepcionista digital que conozca cómo trabaja vuestra clínica.
Diagnóstico
Entendemos qué consultas recibe actualmente la clínica, por qué canales y qué carga generan para recepción.
Configuración
Configuramos el sistema, tono, servicios, información, preguntas frecuentes y reglas de conversación.
Integraciones
Conectamos WhatsApp, calendario, MPH Core u otros elementos incluidos en el proyecto.
Pruebas
Probamos preguntas frecuentes, consultas reales simuladas, reservas, situaciones desconocidas y derivaciones.
Activación
El sistema entra en funcionamiento una vez superadas las pruebas definidas.
Empezamos por los canales y procesos contratados. No necesitáis automatizar toda la recepción de golpe.
La Recepcionista virtual con IA puede funcionar de forma independiente y crecer después si lo necesitáis.
Agente de voz con IA
Para atender llamadas telefónicas cuando recepción no puede coger el teléfono.
Seguimiento de nuevos pacientes
Para hacer seguimiento de nuevas oportunidades que dejan de responder o todavía no han avanzado.
Confirmación de citas y no-shows
Para automatizar el ciclo posterior de confirmaciones, recordatorios, cancelaciones, reprogramaciones y no-shows.
Son soluciones independientes. No necesitáis contratarlas para utilizar Recepcionista virtual con IA.
Ver todas las solucionesMensaje o llamada: dos necesidades diferentes.
Recepcionista virtual con IA
WhatsApp, chat y atención conversacional por escrito.
Para clínicas que necesitan descargar la atención de consultas digitales.
Agente de voz con IA
Llamadas y conversaciones por voz.
Para clínicas que necesitan evitar llamadas sin atender.
Podéis utilizar una de las dos soluciones o conectar ambas si vuestra clínica tiene los dos problemas.
¿Recepción necesita ayuda para atender todas las consultas digitales?
Analizamos cómo gestionáis actualmente WhatsApp y otros canales escritos y os indicamos si Recepcionista virtual con IA tiene sentido para vuestra clínica.
Podéis contratar esta solución de forma independiente.