Seguimiento de nuevos pacientes
Una nueva consulta sin seguimiento no debería convertirse en una oportunidad olvidada.
El Seguimiento de nuevos pacientes crea un proceso estructurado para hacer seguimiento de personas que han mostrado interés en vuestra clínica pero todavía no han avanzado hacia una cita o el siguiente paso definido.
No se trata de perseguir contactos. Se trata de evitar que una oportunidad interesada desaparezca simplemente porque no respondió al primer mensaje.
Ideal si…
- Recibís nuevas consultas pero algunas dejan de responder.
- Invertís en captación y parte de los contactos se quedan por el camino.
- El seguimiento depende de que recepción recuerde volver a escribir.
- Queréis saber mejor qué oportunidades siguen activas y cuáles no.
No todas las personas reservan en la primera conversación.
Una persona puede estar interesada y aun así no responder inmediatamente. Puede estar trabajando, querer pensarlo, comparar opciones, olvidar contestar o simplemente no estar preparada para reservar en ese momento. El problema aparece cuando la clínica interpreta automáticamente ese silencio como falta de interés o cuando nadie recuerda volver a contactar.
Una persona completa un formulario de Meta Ads y no responde al primer WhatsApp.
Pregunta por un tratamiento y después deja la conversación pendiente.
Recibe información, dice que se lo pensará y nadie vuelve a contactar.
Solicita información desde la web pero no llega a reservar.
Recepción tiene intención de hacer seguimiento, pero el día a día termina desplazándolo.
El silencio después de una primera consulta no siempre significa que la oportunidad esté perdida.
Laura pidió información, pero no respondió.
Laura completa un formulario porque quiere información sobre ortodoncia invisible.
- Lunes · 18:12
Laura deja sus datos.
- Lunes
Se realiza el primer contacto.
No responde.
- Después del intervalo configurado
El sistema realiza el seguimiento previsto.
Laura responde que había visto el mensaje pero estaba trabajando.
La oportunidad deja el proceso de no respuesta y la conversación continúa.
Sin seguimiento, Laura podría haber parecido una oportunidad perdida. En realidad, simplemente no podía responder en ese momento.
Ejemplo ficticio. Los tiempos y mensajes reales dependen de la configuración contratada.
¿Qué es el Seguimiento de nuevos pacientes?
Es un sistema de seguimiento diseñado para nuevas oportunidades que ya han mostrado interés pero todavía no han completado el siguiente paso definido por la clínica.
El sistema permite establecer qué debe ocurrir cuando una persona no responde, cuánto tiempo esperar, cuándo volver a contactar y cuándo detener definitivamente el seguimiento.
Seguimiento no significa enviar mensajes indefinidamente. Significa aplicar un proceso definido.
Detectar
Identificar que una nueva oportunidad ha quedado parada.
Esperar
Respetar el intervalo definido antes de volver a contactar.
Contactar
Realizar el seguimiento previsto mediante el canal configurado.
Escuchar
Detectar si la persona responde o cambia de situación.
Actualizar
Modificar el estado de la oportunidad según lo ocurrido.
Detener
Finalizar el seguimiento cuando corresponde.
Una nueva oportunidad puede haber llegado desde diferentes canales.
No es necesario utilizar Captación de pacientes para contratar Seguimiento de nuevos pacientes si la clínica ya dispone de una fuente compatible de nuevas consultas.
El seguimiento cambia según lo que haya ocurrido.
No responde al primer contacto
El sistema espera el periodo definido y puede realizar un nuevo intento.
Pidió información y dejó de responder
Puede retomarse la conversación siguiendo la secuencia configurada.
Quiere pensarlo
Puede programarse un seguimiento posterior cuando tenga sentido.
Todavía no quiere reservar
La oportunidad puede mantenerse organizada para realizar el seguimiento previsto.
Responde
El seguimiento automático se detiene o adapta y la conversación continúa según el proceso correspondiente.
No está interesado
El sistema actualiza la situación y deja de realizar seguimiento.
Pide no recibir más mensajes
El seguimiento debe detenerse.
De una conversación parada a un proceso de seguimiento definido.
- Paso 1
Entra una nueva oportunidad
Una persona solicita información desde un canal conectado.
- Paso 2
Se realiza el primer contacto
Recibe la atención inicial correspondiente.
- Paso 3
La persona no avanza
No responde o la conversación queda pendiente.
- Paso 4
El sistema espera
Respeta el tiempo definido antes de realizar un nuevo seguimiento.
- Paso 5
Se realiza el siguiente contacto
El mensaje se adapta al punto en el que quedó la conversación y a las reglas configuradas.
- Paso 6
Si responde, el proceso cambia
La automatización deja de tratarla como una oportunidad sin respuesta y continúa según su situación.
- Paso 7
Si no existe interés, el seguimiento termina
El sistema evita continuar contactando indefinidamente.
Resultado
Un proceso de seguimiento más consistente y menos dependiente de que el equipo recuerde cada oportunidad manualmente.
Tan importante como saber cuándo contactar es saber cuándo parar.
El Seguimiento de nuevos pacientes debe trabajar con reglas claras de finalización.
La persona responde y entra en otro proceso.
Reserva una cita.
Indica que no está interesada.
Solicita no recibir más comunicaciones.
Se alcanza el límite de seguimiento definido.
Se produce cualquier otra condición de parada configurada.
Automatizar el seguimiento no significa automatizar la insistencia.
Configuramos el seguimiento según cómo trabaja vuestra clínica.
Definición de los escenarios de seguimiento.
Configuración de tiempos de espera.
Secuencias de seguimiento incluidas en el servicio contratado.
Mensajes adaptados al contexto de nuevas oportunidades.
Reglas de respuesta.
Reglas de parada.
Identificación del origen cuando la infraestructura conectada lo permite.
Actualización del estado de la oportunidad.
Conexión con MPH Core cuando sea necesaria.
Conexión con sistemas MPH compatibles cuando formen parte del proyecto.
Pruebas de respuesta, no respuesta y finalización.
Qué no hace el Seguimiento de nuevos pacientes.
No persigue indefinidamente a una persona que no responde.
No continúa contactando cuando alguien solicita detener las comunicaciones.
No garantiza que cada oportunidad termine reservando.
No sustituye la atención inicial de Recepcionista virtual con IA.
No atiende llamadas telefónicas como Agente de voz con IA.
No gestiona el ciclo posterior de una cita como Confirmación de citas y no-shows.
No reactiva pacientes antiguos. Para eso existe Reactivación de pacientes.
No incluye otros sistemas MPH salvo que se contraten expresamente.
Qué cambia para vuestra clínica.
Una nueva consulta no responde y queda pendiente.
Existe una regla definida sobre qué hacer después.
Recepción tiene que recordar manualmente a quién volver a escribir.
El seguimiento puede activarse según las condiciones configuradas.
Cada persona recibe un seguimiento diferente según el tiempo disponible.
Existe un proceso más consistente.
Es difícil saber qué oportunidades siguen pendientes.
Las oportunidades pueden actualizar su estado según lo ocurrido.
Hacer seguimiento puede terminar pareciendo insistir.
Las reglas establecen también cuándo detener el proceso.
Una nueva oportunidad pendiente no es un paciente antiguo.
Seguimiento de nuevos pacientes
Nuevas oportunidadesEjemplo
Laura pidió información esta semana pero todavía no ha reservado.
Objetivo
Dar continuidad a una nueva oportunidad que se ha quedado parada.
Reactivación de pacientes
Pacientes existentesEjemplo
Marta ya fue paciente de la clínica pero hace 18 meses que no vuelve.
Objetivo
Trabajar la reactivación de pacientes existentes/inactivos cuando corresponda.
Son dos problemas diferentes y se gestionan mediante sistemas diferentes.
Definimos primero cómo debe funcionar el seguimiento.
Diagnóstico
Analizamos de dónde llegan actualmente las nuevas consultas y qué ocurre cuando no responden.
Configuración
Definimos escenarios, mensajes, tiempos y reglas de parada.
Integraciones
Conectamos las fuentes y sistemas necesarios incluidos en el proyecto.
Pruebas
Probamos respuestas, silencios, reservas, rechazo y solicitudes de no continuar.
Activación
El sistema empieza a aplicar el seguimiento según las reglas acordadas.
Los mensajes y tiempos pueden ajustarse posteriormente según la experiencia real del proceso.
Puede empezar aquí y conectar otros sistemas únicamente si los necesitáis.
Captación de pacientes
Para generar nuevas oportunidades mediante campañas.
Recepcionista virtual con IA
Para atender nuevas consultas por WhatsApp y canales escritos.
Agente de voz con IA
Para atender nuevas consultas por teléfono.
Confirmación de citas y no-shows
Para gestionar el ciclo de la cita una vez reservada.
Todas son soluciones independientes.
Ver todas las soluciones¿Cuántas nuevas consultas quedan pendientes después del primer contacto?
Analizamos cómo hacéis actualmente el seguimiento y os indicamos si Seguimiento de nuevos pacientes tiene sentido para vuestra clínica.
Podéis contratar esta solución de forma independiente.